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* 계약 행정

계약이 성립되고 계약서에 날인 한 다음에는 계약 행정 업무가 이어진다

계약 행정 프로세스에서는 계약 및 공급업자와 관계를 관리하고 성과 검토 및 문서화를 하며

필요 시 계약 관련 변경을 관리하게 된다.

1) 계약 변경

만일 계약 이후 계약과 관련한 변경사항이 발생하면 변경 관리 시스템에 의해 처리하여야 하며

이는 통합 변경 통제 시스템과 통합되어 관리해야 한다.

2) 성과 검토

그리고 계약된 내용대로 공급 활동이 잘 진행되고 있는지 성과 검토가 필요하다.. 즉 과정과 결과에 대한
검사 및 감사를 실시해야 한다

3) 지불 시스템

계약과 관련해 공급자(판매자)에게 계약된 비용을 지불해야 한다

4) 분쟁 관리

계약 활동 중 발생한 분쟁을 관리한다

클레임은 계약 기간 동안 계약 조항에 따라 문서화되고, 처리, 감시, 관리되어야 한다

분쟁 당사자간 문제 해결이 되지 않는 경우 계약서에 지적된 분쟁 해결 절차에 따라 진행되어야 한다

이러한 계약행정에 있어 PM의 역할도 중요하다. 아래는 계약 형태에 따른 PM의 역할을 설명한다

잘 협상된 계약 및 계약서를 작성하여도 간혹 이해상충이 발생할 수 있다

예를 들어 계약서에 금액을 기재할 때 어떤 곳에는 숫자로 기입하고 어떤 곳에는 문자로 기입하였을 때는
문자가 우선하게 된다.
즉 숫자로 ‘100,000’ 이라 하고 문자로 ‘백만원정’ 이라고 기재되었다면 ‘백만원’이 인정되는 셈이다

이러한 선, 후 관계와 관련한 계약 유권 해석은 다음과 같다

-          문자 > 숫자

-          신법 > 구법

-          특별 조항 > 일반 조항

-          산업 표준 용어 > 일반 용어

-          계약서 사인 시 손으로 추가한 문구 > 계약서 내 인쇄된 내용

* 계약 종료
 

계약과 관련한 모든 것을 종결하는 프로세스이다

모든 미결 항목들에 대한 해결을 포함하여 각 계약을 완료/정산하고 프로젝트 혹은 프로젝트 단계의 각 계약을
종료한다

∥ 조달 감사

조달과 관련한 전 프로세스에 대한 구조적인 검토를 수행한다

조달 감사의 목적은 다른 프로젝트로 전수해 줄 수 있는 성공과 실패를 식별하기 위함이다

∥ 계약 종료

고객 측 계약 관리 책임자가 판매자에게 계약이 완료되었다는 사실을 문서로 공식 통지한다

1) 제품(산출물) 검증

계약의 대상 제품 또는 서비스에 대해 정확히 그리고 만족스럽게 완료되었는지 검증한다

2) 행정 종료
모든 계약과 관련한 기록을 최종 결과를 반영하여 최신 상태로 수정하고 마지막 잔금을 지불하고 비용과 관련한
기록들을 완성하여 다음에 사용하기 위해 이력 정보로 보관하는 행정적인 종류절차이다

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* 계약 업무 기획

구매 및 획득 계획이 수립되면 본격적으로 계약을 위한 사전 활동인 계약 업무에 대한 계획을 수립해야 한다.
계약 업무 기획 단계에서는 제품, 서비스, 결과물의 요건을 문서화하고 대상 판매자(조달자)를 식별하는 활동을
하게 된다. 계약 업무 기획을 위해 이전 단계에서 산출된 조달 관리 계획과 계약 작업 명세서(SOW)를 참고하게 된다

∥ 조달 문서

조달한 항목이 정해지면 대상 판매자 에게 제안을 하도록 요청해야 한다. 제안 요청을 위한 문서를 조달 문서라 한다. 조달 문서는 판매자가 정확하고 완전한 답변을 할 수 있도록 잘 구조화되어야 한다

조달 문서에는 다음과 같은 사항들이 기술된다

-          제안에 필요한 정보 및 배경
-          표준화된 제안서 양식과 제출 절차 등에 대한 설명
-          제안 평가 기준
-          제안 가격 작성 양식
-          작업 명세서(SOW)
-          계약서 조항

조달문서의 유형으로는 RFP, IFB, RFQ 등이 있다

∥ 평가 기준

판매자가 제안서를 제출하면 등급 및 점수를 부여하기 위한 객관적/주관적 기준을 마련하도록 한다

아래와 같이 평가 기준을 설정할 수 있다

* 판매자 답변 요청

구매 및 획득 기획과 계약 업무 기획을 완료되면 판매자의 답변을 요청하게 된다

즉 조달을 담당하게 될 업체로부터 제안서를 받는 단계이다

∥ 판매자 답변 요청 기법

1) 입찰 설명회

잠재적인 판매자들을 모아놓고 조달과 관련된 설명회 및 회의를 개최하는 방법이다

판매자들이 조달에 대해 분명하고 공통된 이해를 가지도록 해 줘야 한다

이 과정에서 모든 판매자들은 평등한 입장에 있어야 한다

2) 광고

신문이나 저널 등과 같은 간행물에 광고를 실어 판매자를 모으는 방법이다

일부 공공 기관에서는 조달을 할 때 반드시 광고를 하도록 법적으로 요구되기도 한다

3) 적합 판매자 목록 작성

조달에 적합한 판매자를 조직의 경험이나 프로젝트 팀의 경험 혹은 조사 등으로 목록을 작성하는 방법이다.
인터넷, 인명록, 관련협회, 카탈로그와 같은 정보를 활용 할 수 있다

∥ 제안서

‘판매자 답변 요청’ 프로세스의 궁극적인 목적은 업체로부터 제안서를 받는 것이다

제안서는 요청된 제품, 서비스, 결과물을 제공할 수 있는 판매자의 능력과 의지를 판매자가 직접 기술,
작성한 문서이다. 또한 구매자의 요청에 대한 판매자의 대응으로써 공식적이고 법적인 청약(Offer)이다

또한 실제 계약서에서 누락된 항목은 제안서가 기준이 되기도 한다

∥ 비경쟁 조달

보편적으로 조달을 할 때 여러 판매자들을 대상으로 평가하고 검토하여 선정하게 된다

그러나 때로는 이러한 선정과정 없이 한 업체에게 맡겨야 하는 경우가 있을 수 있다

이를 비경쟁 조달이라 하는데 다음과 같은 경우이다

-          일정에 상당한 압박이 있는 경우

-          오직 하나의 판매자만 존재할 경우

-          판매자가 특허를 보유하고 있을 경우

-          기타 판매자에 대한 합리성/신뢰성이 다른 방법에 의해 사전에 보증된 경우

비경쟁 조달의 유형은 다음과 같다

1) Single Source

조달 절차를 거치지 않고 선호하는 단골(지정) 판매자와 직접 계약하는 경우이다

구매자가 선호하는 판매자가 있거나 여러 이유로 해서 다른 판매자를 찾기 원하지 않을 경우이다

2) Sole Source

오직 하나의 판매자만 있거나 판매자가 특허를 보유하고 있는 경우이다

* 판매업자 선정

제안서를 검토하고 판매자를 선정하여 계약 협상을 진행하는 단계이다. 이 단계에서 실질적인 계약서를 작성하게
된다

∥ 판매자 선정 기법

1) 가중치 결정 시스템

선정 과정에 개인적인 선입견을 없애기 위해 정성적 데이터를 계량화하는 방법이다

- 각 평가 기준에 수치적 가중치를 부여함

- 각 기준에 따라 잠재적 판매자의 등급을 부여함

- 가중치와 등급을 곱함

- 곱한 결과들을 합산하여 전체 점수를 계산함

2) 자체 산정(독립 견적)

판매업자의 제안가와 예상했던 예상가를 비교하여 근사치를 찾는다

판매자가 조달 항목에 대해 정확하게 이해했는지 평가하기 위해 미리 내부에서 ‘예가(should cost)’ 를 추정하여 차이가 큰 업체를 제거하는 방법이다

예가와 제안가의 금액 차이가 큰 경우,

계약 작업 명세서를 적절히 만들지 못하여 판매자가 조달 항목을 제대로 이해하지 못하였거나 답을 완벽히 제시하지 못하였거나 또는 시장상황이 바뀐 경우이다

3) 선별 시스템

최소 기준(제약조건)을 제시하는 선별시스템(screening system)을 이용하여 최종 검토대상 업체 리스트를 작성하기 전에 조달 항목 공급에 적합하지 않은 판매자들을 미리 제거하는 방법이다

∥ 계약 협상

본격적인 계약서에 서명하기 전에 계약의 구조와 요구조건을 명확히 하여 상호간에 합의가 이루어지도록 하는
해야 한다. 최종 계약서에는 모든 합의 사항들이 반영되어야 한다

계약 협상의 결론은 판매자와 구매자가 상호 사인한 계약서로 귀결된다

PM이 협상과정에서 선입 협상자가 아닐 수 있으며, 프로젝트 관리자 및 팀은 협상 과정에 참여하여

프로젝트의 기술적, 품질, 관리상의 요구사항을 명확히 제시할 필요가 있다

계약과정에서 PM은 다음과 같은 역할을 해야 한다

-          위험을 식별하여 이에 대한 완화와 분배 조항을 계약서에 포함하도록 한다

-          계약서의 내용이 해당 프로젝트의 요구에 잘 맞도록 계약담당자를 지원한다

-          조달 프로세스의 완료일정이 프로젝트의 공정과 잘 맞아 들어가도록 조치한다

-          계약의 협상과정에 참여한다

-          판매자와의 관계를 보호한다

협상은 공정하고 합리적인 가격을 도출(win-win)해야 하며 판매자와 구매자간 상호 우호적인 관계를 조성하도록
해야 한다

계약을 위한 주요 협상 항목은 다음과 같다

-          책임 및 권한

-          적용 법률 및 조항

-          기술 및 관리 방법

-          기술 솔루션

-          계약 자금 조달

-          일정

-          가격

-          대금 지급

∥ 계약서

판매자 선정과정에서 주요 산출물은 계약서이다

계약서는 판매자에게 명세화된 제품, 서비스, 결과물을 공급할 의무를 지우고, 구매자에게 대가를 지불할 의무를
지우는 상호 구속력 있는 협정이다

∥ 합법적 계약의 조건

계약의 대상인 제품이나 서비스(용역)가 합법적인 것이어야 한다

계약 당사자간에 청약, 승낙, 대가지불과 같은 과정을 거쳐 자발적인 의사표시에 의한 것을 입증할 수 있어야 한다

-          청약(Offer): 상대방에게 계약의 조건을 알리는 의사표시
-          승낙(Acceptance): 상대방이 제시한 청약에 대하여 거래 상대방이 동의한다는 의사표시
-          대가(Consideration): 계약을 체결하여 계약 당사자에게 생기는 이익

계약의 법적 효과는 직접 계약 당사간에만 성립한다

예를 들어 갑과 여러 을이 계약한 경우 을간에는 직접적인 계약관계가 없으므로 반드시 갑을 통하여 의사소통을
수행해야 한다

∥ 계약 관리 조직 유형

조직에 따라 계약 업무를 전담하는 부서가 있을 수도 그렇지 않을 수도 있다

프로젝트에 상관 없이 조직의 계약 업무만을 전담으로 맡아 수행하는 조직 형태를 중앙집권화 계약조직이라 하며
각 프로젝트 별로 계약 업무를 수행하는 분권화 계약조직이 있을 수 있다

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조달 관리

프로젝트를 수행하기 위해 모든 것을 자체적으로 개발, 생산하지는 않는다.

전문 외부업체로부터 솔루션을 구매하거나 기술을 획득하거나 하는 등의 조달이 필요하다

조달관리에서는 이러한 프로젝트 수명주기 동안 발생하는 조달에 관한 전반적인 관리 방법론을

다룬다. 그리고 간과하지 말아야 할 것은 외부로부터의 조달이라 할 지라도 조달 품목, 자원의

품질에 대한 궁극적인 책임은 여전히 프로젝트 수행 조직에 있음이다

조달관리는 다음과 같은 프로세스로 구성되어 있다

구매 및 획득 기획 -> 계약 업무 기획 -> 판매업자 답변 요청 -> 판매업자 선장 -> 계약 행정 -> 계약 종결

* 구매 및 획득 기획

조달이 필요한 자원이 어떤 것이며, 언제 어떤 식으로 조달하겠다는 계획을 수립하는 단계이다

규모 있는 조직 혹은 프로젝트에서는 ‘구매/계약’을 위한 전담 부서가 존재하지만 그렇지 않은 경우도 있다.
이럴 경우 구매활동에 필요한 인력과 전문적 지식은 프로젝트 팀에서 제공해야 한다

∥ 제작/구매 분석

자체 제작이 나은지 외부 조달이 나은지를 여러 측면에서 판단하여야 한다

비용을 비교할 때 구매와 관련한 직접비용 이외에도 구매 프로세스를 관리하기 위한 간접비용까지 고려되어야 한다. 자체제작과 구매의 의사 결정 기준은 다음과 같다

-          비용
-          자체 기술력
-          지적 재산권
-          인적자원 가용성
-          작업 통제에 대한 수준
-          사업 구조에 따른 필요

예를 들어 이미 타 업체에서 특허를 딴 기술이나 지적 재산권이 존재하는 경우 외부 조달이 필요할 것이다.
반대로 핵심 사업 분야일 경우 자체 생산을 해야 한다. 그리고 보편적으로 자체 생산 비용과 조달 비용을 비교하여
결정한다

∥ 계약 유형

외부 조달 시 계약을 체결하게 되는데 비용과 관련해 다음과 같이 계약 유형이 나누어 진다

1) 총액 계약(고정가 계약)

Fixed Price 또는 lump-sum contracts라 한다

말 그대로 고정된 가격으로 계약을 체결하는 유형이다.

보통 완제품 계약에 해당하며 요구사항이 분명하고 변경 가능성이 희박할 때 적절한 계약 유형이다

이 계약 유형에서는 제품결함으로 인한 추가 비용은 판매자가 책임진다. 즉 판매자가 재무적인 위험을지게 된다.

총액 계약 방식의 가장 단순한 계약 형태는 Purchase Order 이다.

보통 계약은 청약->승낙->대가지불의 단계를 가지는데 Purchase Order은 승낙 단계가 없는 형태이다

즉 계약 양 당사자가 모두 사인하는 것이 아니라 한 쪽만의 사인으로 계약이 이루어지는 거래 관행에서 사용되는 형태이다. 예를 들어 수퍼에서 ‘껌 하나 주세요’ 로 계약이 체결되는 것과 같다

총액 계약은 다음과 같이 세분화 된다

- FFP(Firm Fixed Price)

가장 순수한 총액 계약 형태이다.

- FPPEA(Fixed Price Plus Economic Adjustment)

  원칙은 고정가 이지만 환률, 유가와 같은 경제적 요인을 반영해 주는 개념이다

- FPIF(Fixed Price Plus Incentive Fee)

  원칙은 고정가 이지만 판매자 동기부여를 위한 인센티브를 더해 주는 개념이다

2) 비용 상환 계약

Cost-reimbursable contracts라 한다

총액계약이 고정된 금액이 존재하는 반면, 비용 상환 계약은 실제 발생한 원가와 함께 수수료를 지불하는
계약형태이다. 요구사항이 모호하거나 변경 가능성이 다분할 때 적절한 계약 형태이다

이 계약 유형에서는 구매자가 재무적인 위험에 대한 책임을 지게 된다

비용 상환 계약은 다음과 같이 세분화 된다

- CPPC(Cost Plus Percentage of Cost)

발생한 원가의 몇 %를 더 주는 개념이다. 업체 즉 판매자가 가장 선호하는 방식이지만

원가를 올려 수수료를 많이 받게 되는 형태가 나올 수 있어 미 정부에서는 금지한 계약 유형이다

- CPFF(Cost Plus Fixed Fee)

  원가에 더불어 고정된 수수료를 지급하는 유형이다

- CPIF(Cost Plus Incentive Fee)

원가에 더불어 인센티브를 지급하는 유형이다

3) 단가 계약

T&M(Time and Material) contracts 라 한다

총액 계약과 비용 상환 계약이 혼합된 형태이다. 가장 빠르게 계약을 체결할 수 있는 유형이다

단가는 있지만 총액은 없는 경우를 예로 들 수 있다(ex: 전문가 컨설팅 회 별 단가)

정해진 총액이 없으므로 비용상환계약과 유사하며, 구매자/판매자가 사전에 단가를 정하므로 고정가 계약과 유사하다 할 수 있다. 전문직, 임시직 고용 계약에 많이 사용되는 유형이다.

∥ FPIF vs CPIF

1) FPIF(Fixed Price Plus Incentive Fee)

실제원가(Actual Cost)를 목표원가(Target Cost) 이하로 절감했을 때 인센티브를 제공하되 총 가격을 통제한다.
다시 말해 최고가격(Ceiling Price)를 정해두고 원가가 특정 금액을 넘지 못하도록 억제하는 방법이다.
원가 절감 금액에 대한 ‘구매자비율 : 공급자비율’ 을 사전 합의, 배분한다

최종비용이 목표원가를 초과하여 구매자가 판매자에게 지불해야 하는 금액이 가격 상한선(Price Ceiling)에
도달할 수 있는 시점을 PTA(Point of Total Assumption)라 한다

PTA = (Ceiling Price ? Target Price) / 구매자의 배분 비율 + Target Cost

PTA 지점까지는 구매자, 판매자의 공동부담이지만 그 이상부터는 모두 판매자가 부담해야 한다

2) CPIF(Cost Plus Incentive Fee)

실제 원가를 보장해 준다. 실제원가를 목표원가 이하로 절감했을 때 인센티브를 제공한다

이때 인센티브의 최소 금액과 최대 금액을 둘 수 있다

3) FPIF, CPIF 계산 샘플

문제>

당신은 예상비용이 200,000이고 예상 수수료가 20,000인 계약을 맺고 있다. 그리고 구매자:판매자 분담 비율은 60:40이다. 계약형식이 CPIF이고 실제 비용이 210,000일 때 최종 가격을 계산하시오

그리고 같은 조건일 때 최고가격이 225,000인 FPIF계약일 때 최종 가격을 계산하시오

답>

주어진 조건의 계약상황에서 CPIF 와 FPIF를 구하는 문제이다

목표비용(Target Cost), 목표수수료(Target Fee)가 주어져 있고 이 둘을 합치면 목표가격(Target Price)이 된다. 그리고 분담비율(Sharing Ratio)이 60:40이며 실제비용(Actual Cost)이 제시되어 있다

주어진 값을 기반으로 아래와 같은 표를 만들어 보자

Incentive가 ?(마이너스)가 나올 수 있다. 이 경우에는 인센티브라기 보다는 패널티의 개념이다

∥ 계약 형태별 장단점 비교

∥ 구매 및 획득 기획 산출물

구매 및 획득에 관한 기획, 계획이 완료되면 조달관리계획과 계약 작업 명세서를 산출하고 제작/구매에 대한 의사결정을 해야 한다

1) 조달 관리 계획

조달관리계획에는 조달 문서 작성에서부터 계약 종료 시 까지 조달 프로세스가 어떻게 관리될 것인지를 기술한다

다음의 것들을 포함한다

-          프로젝트에 적용될 계약 유형

-          견적과 관련해 누가 어떤 식으로 준비할 것인가?

-          추정치에 대한 평기 기준

-          조달 담당 부서와 프로젝트 팀의 역할 및 책임의 분담

-          다수 판매자에 대한 관리 계획

-          조달과 관련한 제약사항과 가정들

-          계약 관리 및 판매자 평가 시 사용할 측정 기준

-          필요한 리드타임과 프로젝트의 일정간의 조정

2) 계약 작업 명세서

계약작업명세서는 SOW(Statement of Work)라 한다.

SOW는 관련 계약서에 포함될 프로젝트의 범위에 대해 정의한 문서이다

판매 대상자가 조달 항목들을 공급할 수 있는지 판단할 수 있도록 충분히 상세하고 명확하고 간결하게 작성되어야
한다

∥ SOW(Statement of Work)

조달하게 될 자원에 대해 설명한 문서이다

자원을 조달하게 될 판매자가 조달 자원에 대해 정확히 이해할 수 있도록 정확히 작성해야 한다

나아가 판매자가 더 발전적인 제안을 할 수 있도록 융통성과 여지를 남겨두는 것도 중요하다

SOW는 실제 계약 체결 시 계약서의 일부분으로 포함되는 문서이다