[PMP] 조달관리 - 계약행정 및 종료

이 글은 제가 과거에 운영했던 사이트인 http://mkexdev.net 의 글을 옮겨온 것입니다.
그 전에 운영했었던 사이트(mkex.pe.kr)은 흔적도 없이 사라 졌습니다. 그속의 글들도 모두...
그래서 이 사이트도 사라지기 전에 옮기고 싶은 글을 조금씩 이 블로그로 이동시키려 합니다.
(원본글) http://mkexdev.net/Article/Content.aspx?parentCategoryID=2&categoryID=27&ID=498

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* 계약 행정

 

계약이 성립되고 계약서에 날인 한 다음에는 계약 행정 업무가 이어진다

계약 행정 프로세스에서는 계약 및 공급업자와 관계를 관리하고 성과 검토 및 문서화를 하며

필요 시 계약 관련 변경을 관리하게 된다.

1) 계약 변경

만일 계약 이후 계약과 관련한 변경사항이 발생하면 변경 관리 시스템에 의해 처리하여야 하며

이는 통합 변경 통제 시스템과 통합되어 관리해야 한다.

2) 성과 검토

그리고 계약된 내용대로 공급 활동이 잘 진행되고 있는지 성과 검토가 필요하다.. 즉 과정과 결과에 대한
검사 및 감사를 실시해야 한다

3) 지불 시스템

계약과 관련해 공급자(판매자)에게 계약된 비용을 지불해야 한다

 

4) 분쟁 관리

계약 활동 중 발생한 분쟁을 관리한다

클레임은 계약 기간 동안 계약 조항에 따라 문서화되고, 처리, 감시, 관리되어야 한다

분쟁 당사자간 문제 해결이 되지 않는 경우 계약서에 지적된 분쟁 해결 절차에 따라 진행되어야 한다

 

이러한 계약행정에 있어 PM의 역할도 중요하다. 아래는 계약 형태에 따른 PM의 역할을 설명한다

계약형태	PM의 역할
FP	작업명세서(SOW)에 기술된 모든 업무가 완료되었는지 점검한다 예산 초과를 유발하는 변경 요청에 대한 감시를 수행한다
CR	판매자의 발생 원가가 적절한지 감사(Audit)한다 판매자가 효율적으로 업무를 수행하는지 감독한다 제안서에 기재된 인력/자원이 정확하게 투입되는지 감시한다 판매자가 당초 계획에 없는 비용을 청구하는지 감시한다
T&M	판매자에게 매일 매일을 작업지시를 내린다 프로젝트 공정(일정)에 주의를 기울여 마감일을 초과하지 않도록 주의한다

 

잘 협상된 계약 및 계약서를 작성하여도 간혹 이해상충이 발생할 수 있다

예를 들어 계약서에 금액을 기재할 때 어떤 곳에는 숫자로 기입하고 어떤 곳에는 문자로 기입하였을 때는
문자가 우선하게 된다.
즉 숫자로 ‘100,000’ 이라 하고 문자로 ‘백만원정’ 이라고 기재되었다면 ‘백만원’이 인정되는 셈이다

이러한 선, 후 관계와 관련한 계약 유권 해석은 다음과 같다

-          문자 > 숫자

-          신법 > 구법

-          특별 조항 > 일반 조항

-          산업 표준 용어 > 일반 용어

-          계약서 사인 시 손으로 추가한 문구 > 계약서 내 인쇄된 내용

 

 

* 계약 종료
 

계약과 관련한 모든 것을 종결하는 프로세스이다

모든 미결 항목들에 대한 해결을 포함하여 각 계약을 완료/정산하고 프로젝트 혹은 프로젝트 단계의 각 계약을
종료한다

 

∥ 조달 감사

조달과 관련한 전 프로세스에 대한 구조적인 검토를 수행한다

조달 감사의 목적은 다른 프로젝트로 전수해 줄 수 있는 성공과 실패를 식별하기 위함이다

 

∥ 계약 종료

고객 측 계약 관리 책임자가 판매자에게 계약이 완료되었다는 사실을 문서로 공식 통지한다

1) 제품(산출물) 검증

계약의 대상 제품 또는 서비스에 대해 정확히 그리고 만족스럽게 완료되었는지 검증한다

2) 행정 종료
모든 계약과 관련한 기록을 최종 결과를 반영하여 최신 상태로 수정하고 마지막 잔금을 지불하고 비용과 관련한
기록들을 완성하여 다음에 사용하기 위해 이력 정보로 보관하는 행정적인 종류절차이다