[PMP] 조달관리 - 판매자 선정 및 계약

이 글은 제가 과거에 운영했던 사이트인 http://dotnet.mkexdev.net 의 글을 옮겨온 것입니다.
그 전에 운영했었던 사이트(mkex.pe.kr)은 흔적도 없이 사라 졌습니다. 그속의 글들도 모두...
그래서 이 사이트도 사라지기 전에 옮기고 싶은 글을 조금씩 이 블로그로 이동시키려 합니다.
(원본글) http://dotnet.mkexdev.net/Article/Content.aspx?parentCategoryID=2&categoryID=27&ID=496

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* 계약 업무 기획

구매 및 획득 계획이 수립되면 본격적으로 계약을 위한 사전 활동인 계약 업무에 대한 계획을 수립해야 한다.
계약 업무 기획 단계에서는 제품, 서비스, 결과물의 요건을 문서화하고 대상 판매자(조달자)를 식별하는 활동을
하게 된다. 계약 업무 기획을 위해 이전 단계에서 산출된 조달 관리 계획과 계약 작업 명세서(SOW)를 참고하게 된다

 

∥ 조달 문서

조달한 항목이 정해지면 대상 판매자 에게 제안을 하도록 요청해야 한다. 제안 요청을 위한 문서를 조달 문서라 한다. 조달 문서는 판매자가 정확하고 완전한 답변을 할 수 있도록 잘 구조화되어야 한다

조달 문서에는 다음과 같은 사항들이 기술된다

-          제안에 필요한 정보 및 배경
-          표준화된 제안서 양식과 제출 절차 등에 대한 설명
-          제안 평가 기준
-          제안 가격 작성 양식
-          작업 명세서(SOW)
-          계약서 조항

 

조달문서의 유형으로는 RFP, IFB, RFQ 등이 있다

조달문서 종류	특징
RFP (Request For Proposal)	표준화되지 않은 것을 구매할 때 사용 상대적으로 금전적 가치가 높고 복잡한 물품 구매에 적합 제안서와 함께 협상과정이 필요함 신속한 구매를 원한다면 적합하지 않음 시간, 비용이 많이 듦 일반적인 프로젝트에서 많이 사용됨 예)시스템 패키지 구매, 시스템 구축 의뢰 등
IFB (Invitation For Bid)	반복적으로 구매하는 물품에 대해 최상의 가격을 얻고자 할 경우 적합 협상이나 요구사항 설명 등의 과정이 생략됨 난이도가 낮은 조달 항목에 적절 예) 용역 등
RFQ (Request For Quotations)	금전적 가치가 낮은 일상용품 조달에 적합 조달 항목에 대한 구매나 판매 방식에 대한 의견이 일치될 경우 사용 예) 일상용품 등

 

 

∥ 평가 기준

판매자가 제안서를 제출하면 등급 및 점수를 부여하기 위한 객관적/주관적 기준을 마련하도록 한다

아래와 같이 평가 기준을 설정할 수 있다

평가 기준	평가 방법
요구사항에 대한 판매자의 이해	판매자의 제안서를 통한 평가
전체 또는 수명주기 원가	선정된 판매자가 원가 총액을 가장 저렴하게 할 수 있는가?
기술적인 능력	판매자가 필요한 기술과 지식을 갖추고 있거나, 갖출 수 있다는 합리적인 배경이 있는가?
프로젝트 관리 능력/방법론	판매자가 프로젝트의 성공을 보장하기 위한 관리 프로세스와 절차를 개발할 수 있는 능력이 있거나, 그에 대한 합리적인 배경을 갖고 있는가?
재무적인 능력	판매자의 재정 능력이 어떠한가?
생산 능력과 의욕	판매자가 잠재적인 미래의 요구사항을 충족시킬 능력과 의욕이 있는가?
사업 규모와 유형	판매자가 적절한 사업 규모를 갖추고 있는가?
구축 경험	판매자가 이전에 구축한 경험이나 참조가 있는가?
(지적) 재산권	판매자가 (지적) 재산권을 요구하는가?

 

 

 

* 판매자 답변 요청

구매 및 획득 기획과 계약 업무 기획을 완료되면 판매자의 답변을 요청하게 된다

즉 조달을 담당하게 될 업체로부터 제안서를 받는 단계이다

 

∥ 판매자 답변 요청 기법

1) 입찰 설명회

잠재적인 판매자들을 모아놓고 조달과 관련된 설명회 및 회의를 개최하는 방법이다

판매자들이 조달에 대해 분명하고 공통된 이해를 가지도록 해 줘야 한다

이 과정에서 모든 판매자들은 평등한 입장에 있어야 한다

 

2) 광고

신문이나 저널 등과 같은 간행물에 광고를 실어 판매자를 모으는 방법이다

일부 공공 기관에서는 조달을 할 때 반드시 광고를 하도록 법적으로 요구되기도 한다

 

3) 적합 판매자 목록 작성

조달에 적합한 판매자를 조직의 경험이나 프로젝트 팀의 경험 혹은 조사 등으로 목록을 작성하는 방법이다.
인터넷, 인명록, 관련협회, 카탈로그와 같은 정보를 활용 할 수 있다

 

 

∥ 제안서

‘판매자 답변 요청’ 프로세스의 궁극적인 목적은 업체로부터 제안서를 받는 것이다

제안서는 요청된 제품, 서비스, 결과물을 제공할 수 있는 판매자의 능력과 의지를 판매자가 직접 기술,
작성한 문서이다. 또한 구매자의 요청에 대한 판매자의 대응으로써 공식적이고 법적인 청약(Offer)이다

또한 실제 계약서에서 누락된 항목은 제안서가 기준이 되기도 한다

 

∥ 비경쟁 조달

보편적으로 조달을 할 때 여러 판매자들을 대상으로 평가하고 검토하여 선정하게 된다

그러나 때로는 이러한 선정과정 없이 한 업체에게 맡겨야 하는 경우가 있을 수 있다

이를 비경쟁 조달이라 하는데 다음과 같은 경우이다

-          일정에 상당한 압박이 있는 경우

-          오직 하나의 판매자만 존재할 경우

-          판매자가 특허를 보유하고 있을 경우

-          기타 판매자에 대한 합리성/신뢰성이 다른 방법에 의해 사전에 보증된 경우

 

비경쟁 조달의 유형은 다음과 같다

1) Single Source

조달 절차를 거치지 않고 선호하는 단골(지정) 판매자와 직접 계약하는 경우이다

구매자가 선호하는 판매자가 있거나 여러 이유로 해서 다른 판매자를 찾기 원하지 않을 경우이다

 

2) Sole Source

오직 하나의 판매자만 있거나 판매자가 특허를 보유하고 있는 경우이다

 

 

 

* 판매업자 선정

제안서를 검토하고 판매자를 선정하여 계약 협상을 진행하는 단계이다. 이 단계에서 실질적인 계약서를 작성하게
된다

 

∥ 판매자 선정 기법

1) 가중치 결정 시스템

선정 과정에 개인적인 선입견을 없애기 위해 정성적 데이터를 계량화하는 방법이다

- 각 평가 기준에 수치적 가중치를 부여함

- 각 기준에 따라 잠재적 판매자의 등급을 부여함

- 가중치와 등급을 곱함

- 곱한 결과들을 합산하여 전체 점수를 계산함

 

2) 자체 산정(독립 견적)

판매업자의 제안가와 예상했던 예상가를 비교하여 근사치를 찾는다

판매자가 조달 항목에 대해 정확하게 이해했는지 평가하기 위해 미리 내부에서 ‘예가(should cost)’ 를 추정하여 차이가 큰 업체를 제거하는 방법이다

예가와 제안가의 금액 차이가 큰 경우,

계약 작업 명세서를 적절히 만들지 못하여 판매자가 조달 항목을 제대로 이해하지 못하였거나 답을 완벽히 제시하지 못하였거나 또는 시장상황이 바뀐 경우이다

 

3) 선별 시스템

최소 기준(제약조건)을 제시하는 선별시스템(screening system)을 이용하여 최종 검토대상 업체 리스트를 작성하기 전에 조달 항목 공급에 적합하지 않은 판매자들을 미리 제거하는 방법이다

 

 

∥ 계약 협상

본격적인 계약서에 서명하기 전에 계약의 구조와 요구조건을 명확히 하여 상호간에 합의가 이루어지도록 하는
해야 한다. 최종 계약서에는 모든 합의 사항들이 반영되어야 한다

계약 협상의 결론은 판매자와 구매자가 상호 사인한 계약서로 귀결된다

 

PM이 협상과정에서 선입 협상자가 아닐 수 있으며, 프로젝트 관리자 및 팀은 협상 과정에 참여하여

프로젝트의 기술적, 품질, 관리상의 요구사항을 명확히 제시할 필요가 있다

계약과정에서 PM은 다음과 같은 역할을 해야 한다

-          위험을 식별하여 이에 대한 완화와 분배 조항을 계약서에 포함하도록 한다

-          계약서의 내용이 해당 프로젝트의 요구에 잘 맞도록 계약담당자를 지원한다

-          조달 프로세스의 완료일정이 프로젝트의 공정과 잘 맞아 들어가도록 조치한다

-          계약의 협상과정에 참여한다

-          판매자와의 관계를 보호한다

 

협상은 공정하고 합리적인 가격을 도출(win-win)해야 하며 판매자와 구매자간 상호 우호적인 관계를 조성하도록
해야 한다

계약을 위한 주요 협상 항목은 다음과 같다

-          책임 및 권한

-          적용 법률 및 조항

-          기술 및 관리 방법

-          기술 솔루션

-          계약 자금 조달

-          일정

-          가격

-          대금 지급

 

∥ 계약서

판매자 선정과정에서 주요 산출물은 계약서이다

계약서는 판매자에게 명세화된 제품, 서비스, 결과물을 공급할 의무를 지우고, 구매자에게 대가를 지불할 의무를
지우는 상호 구속력 있는 협정이다

 

∥ 합법적 계약의 조건

계약의 대상인 제품이나 서비스(용역)가 합법적인 것이어야 한다

계약 당사자간에 청약, 승낙, 대가지불과 같은 과정을 거쳐 자발적인 의사표시에 의한 것을 입증할 수 있어야 한다

-          청약(Offer): 상대방에게 계약의 조건을 알리는 의사표시
-          승낙(Acceptance): 상대방이 제시한 청약에 대하여 거래 상대방이 동의한다는 의사표시
-          대가(Consideration): 계약을 체결하여 계약 당사자에게 생기는 이익

 

계약의 법적 효과는 직접 계약 당사간에만 성립한다

예를 들어 갑과 여러 을이 계약한 경우 을간에는 직접적인 계약관계가 없으므로 반드시 갑을 통하여 의사소통을
수행해야 한다

 

∥ 계약 관리 조직 유형

조직에 따라 계약 업무를 전담하는 부서가 있을 수도 그렇지 않을 수도 있다

프로젝트에 상관 없이 조직의 계약 업무만을 전담으로 맡아 수행하는 조직 형태를 중앙집권화 계약조직이라 하며
각 프로젝트 별로 계약 업무를 수행하는 분권화 계약조직이 있을 수 있다

	중앙집권화 계약 조직	프로젝트 별 분권화 계약 조직
장점	업무 집중화에 따른 계약 담당자의 전문성이 확보됨. 계약업무의 표준화가 용이함 계약 담당자의 Career Path가 명확함	프로젝트에 대한 소속감(충성심)이 증가함 원활한 업무 지원 가능 요구사항 충족도가 높음
단점	원활한 업무지원이 힘듦 계약 담당자가 여러 프로젝트를 지원하는 관계로 어느 한 프로젝트에 대한 소속감(충성심)이 떨어짐	프로젝트 종료 후 계약 담당자의 후속 업무를 보장할 수 없음. 분산에 따른 업무 담당자의 전문성이 떨어짐 계약 업무의 표준화가 어려움