[PMP] 조달관리 - 구매 및 획득기획(CPIF, FPIF)

프로젝트관리

[PMP] 조달관리 - 구매 및 획득기획(CPIF, FPIF)

박종명 2023. 10. 25. 14:00

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이 글은 제가 과거에 운영했던 사이트인 http://dotnet.mkexdev.net 의 글을 옮겨온 것입니다.
그 전에 운영했었던 사이트(mkex.pe.kr)은 흔적도 없이 사라 졌습니다. 그속의 글들도 모두...
그래서 이 사이트도 사라지기 전에 옮기고 싶은 글을 조금씩 이 블로그로 이동시키려 합니다.
(원본글) http://dotnet.mkexdev.net/Article/Content.aspx?parentCategoryID=2&categoryID=27&ID=495

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조달 관리

프로젝트를 수행하기 위해 모든 것을 자체적으로 개발, 생산하지는 않는다.

전문 외부업체로부터 솔루션을 구매하거나 기술을 획득하거나 하는 등의 조달이 필요하다

조달관리에서는 이러한 프로젝트 수명주기 동안 발생하는 조달에 관한 전반적인 관리 방법론을

다룬다. 그리고 간과하지 말아야 할 것은 외부로부터의 조달이라 할 지라도 조달 품목, 자원의

품질에 대한 궁극적인 책임은 여전히 프로젝트 수행 조직에 있음이다

조달관리는 다음과 같은 프로세스로 구성되어 있다

구매 및 획득 기획 -> 계약 업무 기획 -> 판매업자 답변 요청 -> 판매업자 선장 -> 계약 행정 -> 계약 종결

* 구매 및 획득 기획

조달이 필요한 자원이 어떤 것이며, 언제 어떤 식으로 조달하겠다는 계획을 수립하는 단계이다

규모 있는 조직 혹은 프로젝트에서는 ‘구매/계약’을 위한 전담 부서가 존재하지만 그렇지 않은 경우도 있다.
이럴 경우 구매활동에 필요한 인력과 전문적 지식은 프로젝트 팀에서 제공해야 한다

∥ 제작/구매 분석

자체 제작이 나은지 외부 조달이 나은지를 여러 측면에서 판단하여야 한다

비용을 비교할 때 구매와 관련한 직접비용 이외에도 구매 프로세스를 관리하기 위한 간접비용까지 고려되어야 한다. 자체제작과 구매의 의사 결정 기준은 다음과 같다

-          비용
-          자체 기술력
-          지적 재산권
-          인적자원 가용성
-          작업 통제에 대한 수준
-          사업 구조에 따른 필요

예를 들어 이미 타 업체에서 특허를 딴 기술이나 지적 재산권이 존재하는 경우 외부 조달이 필요할 것이다.
반대로 핵심 사업 분야일 경우 자체 생산을 해야 한다. 그리고 보편적으로 자체 생산 비용과 조달 비용을 비교하여
결정한다

∥ 계약 유형

외부 조달 시 계약을 체결하게 되는데 비용과 관련해 다음과 같이 계약 유형이 나누어 진다

1) 총액 계약(고정가 계약)

Fixed Price 또는 lump-sum contracts라 한다

말 그대로 고정된 가격으로 계약을 체결하는 유형이다.

보통 완제품 계약에 해당하며 요구사항이 분명하고 변경 가능성이 희박할 때 적절한 계약 유형이다

이 계약 유형에서는 제품결함으로 인한 추가 비용은 판매자가 책임진다. 즉 판매자가 재무적인 위험을지게 된다.

총액 계약 방식의 가장 단순한 계약 형태는 Purchase Order 이다.

보통 계약은 청약->승낙->대가지불의 단계를 가지는데 Purchase Order은 승낙 단계가 없는 형태이다

즉 계약 양 당사자가 모두 사인하는 것이 아니라 한 쪽만의 사인으로 계약이 이루어지는 거래 관행에서 사용되는 형태이다. 예를 들어 수퍼에서 ‘껌 하나 주세요’ 로 계약이 체결되는 것과 같다

총액 계약은 다음과 같이 세분화 된다

- FFP(Firm Fixed Price)

가장 순수한 총액 계약 형태이다.

- FPPEA(Fixed Price Plus Economic Adjustment)

원칙은 고정가 이지만 환률, 유가와 같은 경제적 요인을 반영해 주는 개념이다

- FPIF(Fixed Price Plus Incentive Fee)

원칙은 고정가 이지만 판매자 동기부여를 위한 인센티브를 더해 주는 개념이다

2) 비용 상환 계약

Cost-reimbursable contracts라 한다

총액계약이 고정된 금액이 존재하는 반면, 비용 상환 계약은 실제 발생한 원가와 함께 수수료를 지불하는
계약형태이다. 요구사항이 모호하거나 변경 가능성이 다분할 때 적절한 계약 형태이다

이 계약 유형에서는 구매자가 재무적인 위험에 대한 책임을 지게 된다

비용 상환 계약은 다음과 같이 세분화 된다

- CPPC(Cost Plus Percentage of Cost)

발생한 원가의 몇 %를 더 주는 개념이다. 업체 즉 판매자가 가장 선호하는 방식이지만

원가를 올려 수수료를 많이 받게 되는 형태가 나올 수 있어 미 정부에서는 금지한 계약 유형이다

- CPFF(Cost Plus Fixed Fee)

원가에 더불어 고정된 수수료를 지급하는 유형이다

- CPIF(Cost Plus Incentive Fee)

원가에 더불어 인센티브를 지급하는 유형이다

3) 단가 계약

T&M(Time and Material) contracts 라 한다

총액 계약과 비용 상환 계약이 혼합된 형태이다. 가장 빠르게 계약을 체결할 수 있는 유형이다

단가는 있지만 총액은 없는 경우를 예로 들 수 있다(ex: 전문가 컨설팅 회 별 단가)

정해진 총액이 없으므로 비용상환계약과 유사하며, 구매자/판매자가 사전에 단가를 정하므로 고정가 계약과 유사하다 할 수 있다. 전문직, 임시직 고용 계약에 많이 사용되는 유형이다.

∥ FPIF vs CPIF

1) FPIF(Fixed Price Plus Incentive Fee)

실제원가(Actual Cost)를 목표원가(Target Cost) 이하로 절감했을 때 인센티브를 제공하되 총 가격을 통제한다.
다시 말해 최고가격(Ceiling Price)를 정해두고 원가가 특정 금액을 넘지 못하도록 억제하는 방법이다.
원가 절감 금액에 대한 ‘구매자비율 : 공급자비율’ 을 사전 합의, 배분한다

최종비용이 목표원가를 초과하여 구매자가 판매자에게 지불해야 하는 금액이 가격 상한선(Price Ceiling)에
도달할 수 있는 시점을 PTA(Point of Total Assumption)라 한다

PTA = (Ceiling Price ? Target Price) / 구매자의 배분 비율 + Target Cost

PTA 지점까지는 구매자, 판매자의 공동부담이지만 그 이상부터는 모두 판매자가 부담해야 한다

2) CPIF(Cost Plus Incentive Fee)

실제 원가를 보장해 준다. 실제원가를 목표원가 이하로 절감했을 때 인센티브를 제공한다

이때 인센티브의 최소 금액과 최대 금액을 둘 수 있다

3) FPIF, CPIF 계산 샘플

문제>

당신은 예상비용이 200,000이고 예상 수수료가 20,000인 계약을 맺고 있다. 그리고 구매자:판매자 분담 비율은 60:40이다. 계약형식이 CPIF이고 실제 비용이 210,000일 때 최종 가격을 계산하시오

그리고 같은 조건일 때 최고가격이 225,000인 FPIF계약일 때 최종 가격을 계산하시오

답>

주어진 조건의 계약상황에서 CPIF 와 FPIF를 구하는 문제이다

목표비용(Target Cost), 목표수수료(Target Fee)가 주어져 있고 이 둘을 합치면 목표가격(Target Price)이 된다. 그리고 분담비율(Sharing Ratio)이 60:40이며 실제비용(Actual Cost)이 제시되어 있다

주어진 값을 기반으로 아래와 같은 표를 만들어 보자

		CPIF	FPIF
주 어 진 값	Target Cost	200,000	200,000
	Target Fee	20,000	20,000
	Target Price	220,000 (Target Price + Target Cost)	220,000
	Sharing Ratio	60:40 (구매자:판매자)	60:40
	Ceiling Price	(해당 없음)	225,000
	Actual Cost	210,000	210,000
계산값	Incentive	-4,000 (Target Cost - Actual Cost) * 판매자비율 = 200,000-210,000 * 0.4	-4,000
	Final Fee	16,000 Target Fee + Incentive = 20,000 - 4,000	16,000
	Final Price	226,000 (Actual Cost + Final Fee)	225,000 상한선(Ceiling Price) = 225,000 초과 분 인정하지 않음

Incentive가 ?(마이너스)가 나올 수 있다. 이 경우에는 인센티브라기 보다는 패널티의 개념이다

∥ 계약 형태별 장단점 비교

	비용상환계약(CR)	총액계약(FP)	단가계약(T&M)
장점	작업범위작성이 단순	구매자가 관리할 작업이 적음	신속하게 시작해야 하는 경우 유리
	FP보다 작업범위 작성작업을 줄일 수 있음	판매자는 원가를 관리하기 위한 강력한 동기를 갖게 됨	계약 기간이 짧음
	판매자가 위험에 상응하는 원가를 추가하지 않아도 되므로 FP계약보다 저렴함	프로젝트 시작 시점에 구매자가 총 금액을 알 수 있음	직원을 충원하고자 할 때 빠르고 좋은 방법임
단점	판매자의 대금청구에대한 감사 필요	판매자가 저가로 수주한 뒤 변경을 통한 수익을 증대하고자 할 수 있음	이익이 매 시간 또는 자재 단위로 청구됨
	구매자가 관리할 작업이 많아짐	판매자가 손해를 보기 시작하면 업무범위를 줄이거나 완성하지 않을 수 있음	판매자가 원가를 관리하고자 하는 동기부여가 안됨
	판매자는 원가를 줄이기 위한 보통 수준의 동기만을 가짐	구매자가 작업 범위를 작성하는 업무가 늘어남	소규모 프로젝트에 적합
	총 금액을 알 수 없음	작업범위가 완벽하지 않으면 CR보다 비용이 더 많이 들 수 있음. 판매자는 늘어난 위험만큼 가격을 올리기 때문.	일 단위 작업에 대한 구매자의 감독이 필요함

∥ 구매 및 획득 기획 산출물

구매 및 획득에 관한 기획, 계획이 완료되면 조달관리계획과 계약 작업 명세서를 산출하고 제작/구매에 대한 의사결정을 해야 한다

1) 조달 관리 계획

조달관리계획에는 조달 문서 작성에서부터 계약 종료 시 까지 조달 프로세스가 어떻게 관리될 것인지를 기술한다

다음의 것들을 포함한다

- 프로젝트에 적용될 계약 유형

- 견적과 관련해 누가 어떤 식으로 준비할 것인가?

- 추정치에 대한 평기 기준

- 조달 담당 부서와 프로젝트 팀의 역할 및 책임의 분담

- 다수 판매자에 대한 관리 계획

- 조달과 관련한 제약사항과 가정들

- 계약 관리 및 판매자 평가 시 사용할 측정 기준

- 필요한 리드타임과 프로젝트의 일정간의 조정

2) 계약 작업 명세서

계약작업명세서는 SOW(Statement of Work)라 한다.

SOW는 관련 계약서에 포함될 프로젝트의 범위에 대해 정의한 문서이다

판매 대상자가 조달 항목들을 공급할 수 있는지 판단할 수 있도록 충분히 상세하고 명확하고 간결하게 작성되어야
한다

∥ SOW(Statement of Work)

조달하게 될 자원에 대해 설명한 문서이다

자원을 조달하게 될 판매자가 조달 자원에 대해 정확히 이해할 수 있도록 정확히 작성해야 한다

나아가 판매자가 더 발전적인 제안을 할 수 있도록 융통성과 여지를 남겨두는 것도 중요하다

SOW는 실제 계약 체결 시 계약서의 일부분으로 포함되는 문서이다

SOW 종류	특징 및 적용 분야
성능(Performance) SOW	최종 결과물이 어떠해야 하는지를 기술한다 결과물이 만들어지는 과정이나 설계보다는 최종 모습에 초점을 맞춘다 주로 과정을 식별 및 통제하기 힘든 정보시스템, 첨단기술, 연구/개발 등과 같이 새로운 것을 만드는 프로젝트에 적합하다
기능(Functional) 또는 상세(Detailed) SOW	최종 결과물을 만드는 절차보다 최종 결과물의 사용 용도 또는 그 결과에 대해 기술한다. 최종 제품이 갖추어야 할 최소한의 기본적인 특성에 대해 기술한다. 역시 연구/개발, 첨단 기술, 정보 기술 등에 적합하다
설계(Design) SOW	정확이 어떤 과정으로 작업이 수행되어야 하는가를 기술한다 주로 건설, 장비 구매 등에 사용된다